Functieomschrijving

Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen de directie, bestuur, collega’s en externen bij de provincie Zeeland? Voor het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zijn we op zoek naar een nieuwe collega die aan de slag gaat als:

Managementassistent directie Provincie Zeeland (32-36 uur)
(Schaal 8)

Wat ga je doen?

De directie van Provincie Zeeland bestaat uit twee directeuren:  de Provinciesecretaris / Algemeen directeur en de Directeur Programma’s & Projecten. Jij voert als eerste aanspreekpunt regie op de agenda van de directeuren en plant, bewaakt en signaleert de afspraken en verzorgt de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de directeuren tijdig in het bezit zijn van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s of externe partijen. Je plant indien aan de orde het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In het wekelijks contact bespreek je de agenda’s voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de directie op eventuele aandachtspunten.

• Je werkt binnen een team van 8 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats;
• Je werkt richt zicht primair op de directie, maar er is sprake van collectieve verantwoordelijkheid voor het gehele bestuur waarbij er ook sprake kan zijn van onderlinge vervanging;
• Je werkt in Outlook en iBabs.

Wie zoeken we?

• Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s. Je houdt hierbij wel het resultaat in het oog;
• Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren en kun je de agenda’s van twee directeuren managen;
• Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken;
• Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken;

• Je houdt van aanpakken en bent in staat maatwerk te leveren voor beide directieleden;
• Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van de directie;
• Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel;
• Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden;
• Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• We vinden het belangrijk dat je goed Nederlands kunt spreken en schrijven;
• Je bent integer, representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

Deze vacature staat open voor iedereen (m/v/x) die zich hierin herkent.

Wat bieden we jou aan?

Een baan waarin jij een verschil maakt voor de Provincie Zeeland.

Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een baan aan van 32-36 uur per week (1 fte).

Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.754 en € 3.877 (schaal 8) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB), een Persoonlijk Ontwikkelbudget, etc.

Je krijgt in eerste instantie een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren en wederzijdse overeenstemming zetten we dit om naar een contract van onbepaalde duur.

Je dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen.

Hoe solliciteren?

Interesse? Klik hieronder op de knop ‘Solliciteren’, vul jouw gegevens in, voeg jouw CV toe en motiveer waarom jij geschikt bent voor deze rol. Reageren kan tot en met 28 september 2023.

Vragen over de inhoud? Jeanine Hoffius (Afdelingsmanager Bestuursondersteuning) +316 28904185 jmj.hoffius@zeeland.nl, of Naomi Zuidweg (Teamcoördinator ondersteuning Bestuur en Directie) +316 28902504 nmh.zuidweg@zeeland.nl beantwoorden ze graag.

Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie. Je kan erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en enkel beoordelen volgens de functie-vereisten.

Gesprekken vinden plaats op 4 oktober 2023.

Vragen over de selectieprocedure? Dan kan je terecht bij de corporate recruiter Reinier Wondergem via recruitment@zeeland.nl of T: 06-5041 9104. 

Over Provincie Zeeland

Het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Dat doen we met ruim 700 collega’s met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs.

We bieden een werkomgeving waar iedereen zich welkom voelt. Een omgeving waar we onze ervaring, kennis, talenten, ideeën, cultuur en achtergronden met elkaar delen.

Zin om bij ons te komen werken? Dan krijg je alle ruimte om goed te zijn in je vak en je verder te ontwikkelen. Zodat jij je talenten kan inzetten voor Zeeland. Een trots en stoer gebied, gescheiden door diepe zeearmen en verbonden door dijken, dammen en Deltawerken. Een gebied met volop mogelijkheden om te pionieren. Tot snel!

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.