Onbekend

Managementassistent Commissaris van de Koning in Zeeland m/v/x

Middelburg, Walcheren

Functieomschrijving

Ben jij de verbindende factor tussen externen, collega’s, de directie en bestuur bij de Provincie Zeeland? De Provincie Zeeland is op zoek naar een:

Managementassistent Commissaris van de Koning in Zeeland m/v/x
(32-36 uur / Schaal 8)

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan als managementassistent voor de Commissaris van de Koning, dhr. Polman.

Wat ga je doen?

Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken, verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook en zorg je voor de opvolging van actiepunten. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten, zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie en treft de juiste voorbereidingen voor openingshandelingen of speeches. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s en externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

De functie van managementassistent voor de Commissaris wordt uitgevoerd in een duo-rol. Je werkt hierin samen met een ervaren collega. Daarnaast werk je nauw samen met de andere managementassistentes, de communicatieadviseur en collega’s van Kabinet, integriteit en veiligheid.

Je werkt binnen een team van 9 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats. Je werkt richt zicht primair op één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging. Je werkt in Outlook, iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches.

Wie zoeken we?

Als managementassistent ondersteun je de commissaris van de Koning in zijn rol als lid van Gedeputeerde Staten, voorzitter van Provinciale Staten, in zijn Rijkstaken en in de uitvoering van zijn nevenfuncties.

  • Je hebt een afgeronde relevante MBO+/HBO opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden;
  • Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse (spreken en schrijven) en de Engelse (spreken) taal;
  • Je bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s en houd je daarbij wel het resultaat in het oog;
  • Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren en het overzicht te behouden;
  • Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en vindt het fijn om in een team te werken;
  • Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken;
  • Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder;
  • Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel;
  • Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

Wat bieden we jou aan?

Een baan waarin jij een verschil maakt voor de provincie Zeeland.

Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een opdracht aan van 32-36 uur per week. Jouw standplaats is Middelburg.

Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.648  en € 3.728  (schaal 8) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Daarbovenop bieden we je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB) van circa 22%, een Persoonlijk Ontwikkelbudget (POB), etc.

We bieden jou in eerste instantie een arbeidsovereenkomst aan van 1 jaar. Bij goed functioneren is de intentie dat we de overeenkomst omzetten naar een contract van onbepaalde duur.

Je dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Referentie afname en een assessment kan een onderdeel zijn van de procedure.

Hoe kan je solliciteren?

Interesse? Klik hieronder op de knop ‘Solliciteren’, vul jouw gegevens in, voeg jouw CV toe en noteer waarom jij geschikt bent voor deze rol. Je kunt reageren op deze vacature tot en met 7 december 2022.

Vragen over de vacature? Jeanine Hoffius - Afdelingsmanager Bestuursondersteuning, beantwoordt ze graag, T: +31 6 2890 4185; E: jmj.hoffius@zeeland.nl

Je kan erop rekenen dat we elk ontvangen CV en motivatiebrief doornemen en enkel beoordelen volgens de functie-vereisten.

Indien we je beter willen leren kennen, nemen we contact met je op. Indien je niet in aanmerking komt, brengen we jou tijdig op de hoogte. Hoe dan ook ontvang je een antwoord op jouw sollicitatie.

Gesprekken vinden plaats op dinsdag 13 december 2022.

Vragen over de selectieprocedure? Dan kan je terecht bij de corporate recruiter Reinier Wondergem via rp.wondergem@zeeland.nl of T: 06-5041 9104. 

Over Provincie Zeeland

Het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Dat doen we met ruim 650 collega’s met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs.

We bieden een werkomgeving waar iedereen zich welkom voelt. Een omgeving waar we onze ervaring, kennis, talenten, ideeën, cultuur en achtergronden met elkaar delen.

Zin om bij ons te komen werken? Dan krijg je alle ruimte om goed te zijn in je vak en je verder te ontwikkelen. Zodat jij je talenten kan inzetten voor Zeeland. Een trots en stoer gebied, gescheiden door diepe zeearmen en verbonden door dijken, dammen en Deltawerken. Een gebied met volop mogelijkheden om te pionieren. Tot snel!